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Le Guide VIVA

Le départ et le retour

Le départ

Quand recevrais-je les informations de départ ?

Les informations de départ vous sont communiquées quinze jours avant le séjour, sauf retard dû à la SNCF ou à la compagnie aérienne. Si vous n’avez rien reçu dans ce délai, appelez-nous vite ! Nous vous rappelons qu’elles ne sont envoyées qu’une fois l’inscription définitivement validée, c’est-à-dire lorsque le solde du séjour est réglé.

Sur ce document, nous vous indiquons l’heure et le lieu précis de rendez-vous pour le départ, ainsi que pour le retour. Pour être bien visibles sur le lieu de départ, nous plaçons, autour du point de rendez-vous, des éléments signalant clairement la présence des équipes VIVA (oriflammes, gilets de couleur) qui vous permettront de nous repérer sans stress. Nous vous communiquons dans ce même document les coordonnées du centre, le numéro de la permanence joignable 24h/24 et l’adresse du blog du séjour.

Qui accompagne les enfants pendant le trajet jusqu’au centre ?

Les enfants ne voyagent jamais seuls : les animateurs sont à leurs côtés. Nos trajets sont accompagnés presque systématiquement par l’équipe qui sera aussi l’équipe d’encadrement du séjour, cela permettra à votre enfant de se sentir tout de suite entouré. En cas d’horaires spécifiques de transport, une équipe d’animateurs peut être mobilisée exclusivement pour le trajet.

Que dois-je préparer pour le jour du départ ?

Lorsque vous arrivez sur le lieu de rendez-vous, conservez à portée de main les « documents de séjour », la pièce d’identité de votre enfant, l’argent de poche et d’éventuels médicaments que vous donnerez au directeur ou à l’assistant(e) sanitaire. Vous pourrez alors leur donner les dernières recommandations concernant votre enfant. Si vous avez des choses importantes à préciser, appelez-nous ou écrivez-nous avant cette date.

Puis-je m’adresser le jour du départ à l’animateur référent qui suivra mon enfant du lever au coucher ?

Cet animateur référent est attribué au moment de la répartition des chambres, lesquelles sont constituées à l’arrivée sur le centre, par affinités et non par liste. Au départ, nous ne pourrons donc pas vous présenter de manière personnalisée l’animateur(trice) qui le suivra tout au long du séjour, mais vous pourrez passer toute consigne particulière au directeur ou à l’assistant(e) sanitaire et même les noter sur un courrier à remettre au directeur. 

Comment serai-je prévenu(e) de l’arrivée des enfants sur le centre ?

Vous recevez un SMS dès que les enfants sont bien arrivés sur le centre. Vous serez également prévenus en cas de retard. Les jours suivants, vous pourrez consulter le blog pour des nouvelles plus détaillées sur le déroulement du séjour.

Puis-je emmener moi-même mon enfant sur le lieu du séjour ?

Oui, bien sûr. Si vous souhaitez amener ou reprendre votre enfant sur place, prévenez-nous par mail, au plus tard cinq jours avant la date du voyage. Nous vous communiquerons des horaires que nous vous demanderons de respecter afin de ne pas désorganiser la vie du centre et des autres enfants.

Le retour

L’heure, le lieu de rendez-vous et le numéro du train ou de l’avion sont donnés avec les informations de départ. Vous retrouverez vos enfants à un endroit identifié par des éléments de signalétiques VIVA.

Comment se déroule leur retour ?

Au retour, les enfants descendent sur le quai (train), sur la contre-allée (car) et sortent par la porte d’arrivée (avion). Ils sont encadrés par nos équipes jusqu’à ce que vous veniez les retrouver. Nos animateurs laisseront partir votre enfant en votre compagnie dès que vous l’aurez rejoint mais nous vous demandons cependant de vous signaler personnellement avec votre enfant auprès du membre de l’équipe d’animation responsable du pointage.

Si une autre personne que le responsable légal vient récupérer l’enfant ou l’adolescent ou que celui-ci rentre seul, il faut impérativement que vous nous l’ayez signalé par écrit.

En cas de retard des parents, nous gardons les enfants sur place avec un animateur jusqu’à leur arrivée. Bien entendu, nous ne laissons jamais un enfant seul. Rappelez-vous cependant qu’il peut être très désagréable pour un enfant d’être le dernier à attendre ses parents sur le quai.

Et les valises ?

Pour le car et le train, les valises sont déchargées par nos soins pendant que vous retrouvez votre enfant et sont dès lors à votre disposition. A l’aéroport, vous retrouverez les jeunes à la porte d’arrivée après qu’ils aient récupéré leurs bagages.

Dans la valise de votre enfant, vous trouverez la « fiche trousseau » portant le nom de l’animateur qui s’est occupé de lui, les médicaments éventuels avec l’ordonnance du médecin, la fiche d’argent de poche avec le solde.

Si malgré notre attention, un effet manque, prévenez-nous, décrivez le vêtement ou l’objet en appelant le centre ou le siège de VIVA, ou en nous écrivant par mail, et nous vérifierons sur place qu’il n’a pas été oublié (le linge non marqué ne pourra que difficilement être identifié et retourné).

Suite au retour de votre enfant, nous vous enverrons systématiquement un questionnaire de satisfaction on line. Vos réponses (témoignages, avis, remarques) sont précieuses pour nous permettre d'améliorer encore la qualité des séjours.

 

  • Conseil n°1
    Si la séparation est difficile, rappelez-vous que plus elle est courte, plus votre enfant s’intégrera rapidement dans le séjour.
  • Conseil n°2
    Conservez à portée de main la pièce d’identité de votre enfant ainsi que les « documents de séjour » à remettre au directeur ou à l’assistant(e) sanitaire.